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MyDMS 1.0 (Document Management System)

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Mit einem ständig wachsenden Anspruch auf das Geschäftliche, bewahren Unternehmen immer mehr Daten und Informationen in Form von Papier oder elektronischen Dateien auf. Es wurde beobachtet, dass bis zu 30% der Bürofläche und bis zu 25% der Zeit bei der Vergabe, Indexierung und Auffindung der Daten / Dateien / Dokumente in einem typischen Unternehmen dafür aufgebracht werden. Im heutigen wettbewerbsorientierten Umfeld hat dieser Verlust von Produktivität große Auswirkungen auf ein Unternehmen.

Mangelnder Zufluss von zeitkritischen Informationen führt zu Misswirtschaft und verringerter Produktivität innerhalb des Unternehmens. Verlorene oder verlegte Informationen bedeuten nicht nur Chaos, es können sich daraus sogar rechtliche Probleme ergeben.

Automatic hat ein umfassendes elektronisches Dokumenten Management System (DMS) zur Lösung dieser Probleme entwickelt. In der einfachsten Form ist Dokumenten-Management der Prozess der Speicherung und Verfolgung des Informationsvolumens welches jeden Tag verarbeitet wird. Diese elementaren Ressourcen können in Form von E-Mails, Faxen, Formularen, Rechnungen und andere Dokumenten erscheinen. Da sich die Informationen ständig vermehren, ist die Möglichkeit schnell und einfach auf bestimmte Dokumente zuzugreifen immer schwieriger. Dokumenten-Management bietet eine Möglichkeit sicherzustellen, dass die Informationen die Sie brauchen, auf Anfrage immer verfügbar sind.

MyDMS ist eine umfassende Dokumenten-Management-Lösung, die ermöglicht Unternehmen zu digitalisieren und erlaubt ihre Dokumenten-Management-Prozesse zu optimieren.

Die Dokument-Bibliotheken, Standorte und Kategorien können auf der Basis der individuellen Anforderungen angepasst werden. Jedes Standard-Scan-Tool kann leicht dazu verwendet werden, um gescannte Dokumente leicht mit dem System zu verknüpfen.

Eine umfangreiche Suche nach verschiedenen Kriterien ermöglicht es Benutzern, Zeit und Anstrengungen einzusparen. MyDMS ermöglicht es auch Dokumente zu teilen oder den Dokumenten-Update-Prozess zu verfolgen.
Sicherheit
  • Benutzerdaten-Management
  • Autorisierungsbasierter Zugriff
  • Aktivitätsprotokolle
  • Benutzerfreundliches Sicherheitsmanagement
  • Sichere Dokumentenablage
  • Autorisierter Zugriff
  • Multi-layer Sicherheit
Flex-Informationssystem ©
  • Flex Berichte
  • Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
  • Geringe Kosten für zusätzliche Entwicklungen
  • MS-Excel kompatible Berichte
Dokumenten-Management-Browser
  • Dokumentenbetrachter
  • Dokumentpflege
  • Check-In / Check-Out
  • Meta-Tag Suche
  • Freitext-Suche
  • Ein Klick Suchen-Zugriff-Öffnen (FAO)
Vorteile
  • Zugriff auf Dokumente innerhalb verschiedener Abteilungen
  • Benutzerrechteverwaltung um Zugriffe zu autorisieren
  • Speed of retrieval gives you on-demand access to client and supplier records.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Archivierung von Dokumenten.
  • Workflow verbessert sich durch das automatische Tracking-System.
  • Such- und Abrufmöglichkeiten
  • Multi-Bibliothek Umgebung
  • Anpassbare Dokument Kategorien und Nummerierungen
  • npassbare Such-Schlüsselwort-Meta-Tags für Kategorien
  • Datenspeicherflexibilität
  • Dokumenttypen
  • Erlaubt Erweiterungen / Dateifilterung
  • Original (WS) Dokumenterhaltung
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